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Optimale Verwaltungsratsstruktur in Schweizer KMU

Kurz gesagt. Bei einer AG oder GmbH in der Schweiz genügt ein einziges Verwaltungsratsmitglied, sofern mindestens eine zur Vertretung befugte Person in der Schweiz wohnhaft ist (Art. 718 und 814 OR). Doch "die Mindestanforderung erfüllen" ist nur der Ausgangspunkt: Das Gesetz schreibt dem Verwaltungsrat unentziehbare Befugnisse und erhebliche persönliche Haftung zu. Gut geführte KMU bauen einen Verwaltungsrat mit 3-5 Mitgliedern auf, mit unterschiedlichen Kompetenzen, einer geordneten Governance und — wenn nötig — einer unabhängigen Figur, die das Verhältnis zwischen Gesellschafter und Unternehmen ausgleicht.

Warum der Verwaltungsrat wirklich zählt — auch in einer kleinen Gesellschaft

In der Schweiz ist der Verwaltungsrat kein statutarisches Detail: Er ist das Organ, das die Gesellschaft führt und persönlich haftet — auch mit dem eigenen Vermögen — für die Art, wie sie geführt wird. Für ein KMU bedeutet das zwei sehr konkrete Dinge: die Chance, sich von Anfang an eine solide Organisation zu geben, und die Notwendigkeit, Rollen und Pflichten derer, die an diesem Tisch sitzen, nicht zu unterschätzen.

Ordnen wir das ein, was das Gesetz vorgibt — unter Verweis auf das Obligationenrecht, wo nötig — und das, was die Praxis empfiehlt, insbesondere der Swiss Code of Best Practice von economiesuisse, die Governance-Referenz für das schweizerische System.

Was das Gesetz verlangt: AG und GmbH

Aktiengesellschaft (AG)

• Mindestzahl Verwaltungsräte: 1 (Art. 716 ff. OR).
• Vertretung: Mindestens ein Mitglied des Verwaltungsrats muss zur Vertretung der Gesellschaft befugt sein (Art. 718 Abs. 3 OR).
• Wohnsitz: Mindestens ein Mitglied des Verwaltungsrats mit Wohnsitz in der Schweiz (Art. 718 Abs. 4 OR).
• Nationalität: Keine Schweizer Staatsbürgerschaft erforderlich.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

• Mindestzahl Geschäftsführer: 1 (Art. 810 OR).
• Wohnsitz: Mindestens ein Geschäftsführer oder Direktor mit Wohnsitz in der Schweiz (Art. 814 Abs. 4 OR).
• Seit dem 1. Juli 2015 gilt dasselbe Prinzip wie für die AG: Es braucht eine in der Schweiz wohnhafte Vertretungsperson.

Für Personen, die vorwiegend im Ausland leben oder tätig sind, beginnt hier häufig das Gespräch mit einem Treuhandbüro: Die Wohnsitzpflicht ist verbindlich, die häufigste Lösung ist die Figur des lokalen treuhänderischen Verwaltungsrats.

Die "unübertragbaren" Befugnisse des Verwaltungsrats

Der Verwaltungsrat kann sehr viel der operativen Führung delegieren (an die Geschäftsleitung, den CEO, einzelne Direktoren), aber gewisse Befugnisse bleiben gesetzlich bei ihm und können nicht übertragen werden (Art. 716a OR). In KMU ist es wichtig, sie gut präsent zu haben, denn es sind die Punkte, bei denen ein Verwaltungsrat nicht "nichts wissen" darf:

1. die Oberleitung der Gesellschaft und Erteilung der nötigen Weisungen;
2. die Festlegung der Organisation;
3. die Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle und der Finanzplanung;
4. die Ernennung und Abberufung der Geschäftsleitung und der zur Vertretung befugten Personen;
5. die Oberaufsicht über die Geschäftsleitung (auch wenn diese delegiert ist);
6. die Erstellung des Geschäftsberichts und die Vorbereitung der Generalversammlung;
7. die Benachrichtigung des Richters im Fall der Überschuldung;
8. für börsenkotierte Gesellschaften die Erstellung des Vergütungsberichts.

Es sind Befugnisse, die auch für KMU gelten: Ein Verwaltungsrat darf sie nicht ignorieren, "weil die Gesellschaft klein ist".

Die persönliche Haftung der Verwaltungsräte

Hier zeigt sich der Unterschied zwischen jemandem, der ein Verwaltungsratsmandat "halt so" annimmt, und jemandem, der es bewusst tut. Art. 754 OR legt fest, dass die Verwaltungsräte für den durch absichtliche oder fahrlässige Verletzung ihrer Pflichten verursachten Schaden haften, gegenüber:

• der Gesellschaft selbst;
• den einzelnen Aktionären oder Gesellschaftern;
• den Gläubigern.

Die Haftung ist solidarisch: Ein einzelner Verwaltungsrat kann für den gesamten Schaden in Anspruch genommen werden, nicht nur für seinen Anteil. Wer delegiert, haftet für die delegierte Person, sofern er nicht nachweisen kann, dass er bei Auswahl, Instruktion und Überwachung alle Sorgfalt aufgewendet hat (Art. 754 Abs. 2 OR).

Neben der zivilrechtlichen Haftung gibt es strafrechtliche Aspekte (insbesondere ungetreue Geschäftsbesorgung und Misswirtschaft, Art. 158 und 165 des Strafgesetzbuchs) sowie eine solidarische Haftung für nicht abgeführte direkte und indirekte Steuern sowie für Sozialabgaben (in erster Linie AHV), die von der Gesellschaft geschuldet sind.

Lehrbuchfall: die unterlassene Benachrichtigung des Richters bei Überschuldung (Art. 716 Ziff. 7 OR). Es ist eines der Szenarien, in denen die persönliche Haftung eines Verwaltungsrats am häufigsten geltend gemacht wird.

Ideale Zusammensetzung eines KMU-Verwaltungsrats

Hier schweigt das Gesetz und die Praxis spricht (Swiss Code of Best Practice 2022). Folgende Hinweise funktionieren in den meisten KMU:

• Grösse: typischerweise 3-5 Mitglieder. Klein genug, um effektiv zu entscheiden, gross genug, um unterschiedliche Kompetenzen am Tisch zu haben.
• Kompetenzen: mindestens eine Person mit soliden Finanz-/Buchhaltungskompetenzen, eine mit Kenntnis des Marktes, eine mit fundierter Vertrautheit mit dem Schweizer Kontext. Für international tätige Unternehmen internationale Erfahrung.
• Unabhängigkeit: Der Swiss Code empfiehlt eine Mehrheit unabhängiger Mitglieder für börsenkotierte Gesellschaften; für KMU ist es keine Pflicht, aber mindestens eine unabhängige oder externe Figur zu haben, ist häufig eine gewinnende Wahl, insbesondere wenn der Mehrheitsgesellschafter zugleich CEO ist.
• Geschlechtergleichgewicht: Bei börsenkotierten Gesellschaften besteht eine gesetzliche Vorgabe (mindestens 40% des weniger vertretenen Geschlechts); für KMU eine Empfehlung, doch eine ausgewogenere Zusammensetzung bringt in der Regel bessere Sichtweisen und Entscheidungen.

Wann eine unabhängige oder externe Verwaltungsrätin/-rat sinnvoll ist

Für ein Familien-KMU ist es völlig legitim, einen Verwaltungsrat zu haben, der nur aus Gesellschaftern besteht. Es gibt jedoch Fälle, in denen eine unabhängige Person einen echten Unterschied macht:

• Wenn der Mehrheitsgesellschafter zugleich CEO ist: Eine externe Person hilft, Führung und Aufsicht zu trennen und einen Drittblick zu bringen, wo sich sonst beides vermischen könnte.
• Bei wiederkehrenden Interessenkonflikten zwischen Gesellschaftern oder zwischen Gesellschaft und nahestehenden Parteien.
• Bei der Lancierung ausserordentlicher Transaktionen (Kapitalöffnung, Eintritt neuer Gesellschafter, M&A), die spezifische Kompetenzen und Unabhängigkeit des Urteils verlangen.
• Bei schnellem Wachstum und Bedarf, Governance und Entscheidungsprozesse zu strukturieren.

Verwaltungsratssitzungen: Was das Gesetz sagt und was die Praxis empfiehlt

Das Schweizer Gesetz schreibt dem Verwaltungsrat keine genaue Frequenz vor — abgesehen von der Sitzung, die zur Vorbereitung der ordentlichen Generalversammlung nötig ist. Der Swiss Code empfiehlt mindestens vier Sitzungen pro Jahr, plus ausserordentliche Einberufungen, wenn nötig.

Worüber nicht verhandelt wird — auch in KMU —, ist die Formalisierung: Einberufungen, Traktanden, unterschriebene Protokolle der Beschlüsse. Ohne Protokolle ist es im Streitfall praktisch unmöglich, die gebotene Sorgfalt nachzuweisen. Es ist ein Punkt, an dem kleine Gesellschaften häufig den Fehler machen, "informell zu arbeiten" — und an dem Abkürzungen vor einem Richter oder einer Steuerbehörde dann sehr teuer werden.

Verwaltungsratsentschädigungen und AHV-Beiträge

Die an Verwaltungsräte gezahlten Entschädigungen unterliegen den AHV-Sozialabgaben, als wären sie ein Arbeitnehmerlohn. Ein banaler, aber häufig vernachlässigter Punkt: Die Auszahlung eines VR-Honorars ohne Beiträge ist einer der häufigsten von den Ausgleichskassen festgestellten Verstösse und setzt Gesellschaft und einzelne Verwaltungsräte Sanktionen und persönlicher Haftung aus.

Aus steuerlicher Sicht ist die Entschädigung beim Verwaltungsrat steuerbares Einkommen, das in seiner Steuererklärung anzugeben ist. Ihre Abzugsfähigkeit auf Gesellschaftsebene ist in den Konten korrekt abzubilden.

Die häufigsten Fehler in KMU (und wie man sie vermeidet)

Aus der treuhänderischen Praxis einige wiederkehrende Muster in Schweizer KMU:

• Keine formelle Verwaltungsratssitzung → Haftung wegen Fahrlässigkeit, Unmöglichkeit, Sorgfalt nachzuweisen. Lösung: mindestens eine formelle Sitzung pro Jahr, idealerweise vier.
• Mündliche Entscheide ohne Protokoll → vor Gericht nicht verteidigbar. Lösung: alles protokollieren.
• Verwechslung von Gesellschafter- und Verwaltungsratsrolle → Gefahr unbegrenzter persönlicher Haftung. Lösung: die beiden Rollen klar trennen und die formellen Verfahren einhalten.
• VR-Entschädigungen ohne AHV-Beiträge → Sanktionen und Zinsen. Lösung: VR-Honorare korrekt im Payroll behandeln.
• Überschuldung ignoriert → sehr schwere zivil- und strafrechtliche Haftung. Lösung: laufende Überwachung der Konten, Benachrichtigung des Richters, wenn nötig (Art. 716 Ziff. 7 OR).
• Keine interne Kontrolle → Betrug und Fehler bleiben unbemerkt. Lösung: ein zur Grösse proportionales internes Kontrollsystem.
• CEO und Präsident des Verwaltungsrats in derselben Person ohne Gegengewichte → die Trennung zwischen Führung und Aufsicht fehlt. Lösung: unabhängige Figur im Verwaltungsrat oder Dual Leadership.

Die wesentlichen rechtlichen Referenzen (Obligationenrecht)

Für jene, die die genauen Verweise zur Hand haben möchten:

• Art. 716 und 716a OR — unübertragbare Befugnisse des Verwaltungsrats.
• Art. 716 Ziff. 7 OR — Benachrichtigung der Überschuldung.
• Art. 718 Abs. 3 und 4 OR — Vertretung und Wohnsitz in der Schweiz (AG).
• Art. 754 OR — Haftung der Verwaltungsräte.
• Art. 810 und 814 Abs. 4 OR — Geschäftsführung und Wohnsitz (GmbH).
• Swiss Code of Best Practice (Ausgabe 2022) — Governance-Leitlinien, "Comply or Explain"-Regime.

Gesetzespflicht vs Empfehlung: die wesentliche Übersicht

Wie wir Sie unterstützen

Für ein Schweizer KMU ist der Verwaltungsrat keine Formalie: Er ist der Ort, an dem sich der Unterschied zwischen einer gut geführten und einer verletzlichen Gesellschaft entscheidet. Fidav ist seit 1982 ein Treuhandbüro aus dem Kanton Tessin mit Sitzen in Mendrisio und Lugano und begleitet Unternehmer und Gesellschafter sowohl bei der Firmengründung als auch bei den nachfolgenden Governance-Entscheidungen: Zusammensetzung des Verwaltungsrats, Rollen, Geschäftsordnung, Protokolle, korrekte Behandlung der Vergütungen und Beiträge.

Wenn ein Drittblick nötig ist, können wir auch als strategische Unterstützung einsteigen — unser CFO Advisory ist beispielsweise eine häufige Lösung für KMU, die finanzdirektorische Kompetenzen wünschen, ohne eine interne Vollzeitstelle anzustellen. Wer nicht in der Schweiz wohnt, dem stellen wir den treuhänderischen Verwaltungsrat und die Domizilierung zur Verfügung, damit die gesetzlichen Anforderungen in aller Ruhe eingehalten werden.

Vertiefen Sie unsere Gesellschafts- und Strategieberatung, die Firmengründung in der Schweiz und die Dienstleistungen Domizilierung und treuhänderischer Verwaltungsrat.

Haben Sie Zweifel zur Governance Ihrer Gesellschaft? Schreiben Sie uns auf WhatsApp an +41 79 741 02 89 oder rufen Sie +41 91 640 40 20 an.

FAQ (auf der Seite + FAQPage-Schema oben sichtbar)

Wie viele Verwaltungsräte braucht es für eine AG oder eine GmbH in der Schweiz? Das Schweizer Recht verlangt mindestens einen Verwaltungsrat (für die AG) oder einen Geschäftsführer (für die GmbH). Entscheidend ist, dass die Gesellschaft durch mindestens eine in der Schweiz wohnhafte Person vertreten werden kann (Art. 718 Abs. 4 OR für die AG, Art. 814 Abs. 4 OR für die GmbH). Es gibt keine Nationalitätsanforderungen: Ein Verwaltungsrat darf ausländischer Staatsangehöriger sein, sofern in der Schweiz wohnhaft.

Muss ich zwingend einen Verwaltungsrat mit Wohnsitz in der Schweiz haben? Ja. Seit 2015 müssen sowohl die AG als auch die GmbH gemäss Obligationenrecht durch mindestens eine in der Schweiz wohnhafte Person vertreten werden können. Wohnen Gesellschafter oder Verwaltungsräte im Ausland, ist die häufigste Lösung der Rückgriff auf einen lokalen treuhänderischen Verwaltungsrat, der die Rolle formell übernimmt und die gesetzliche Anforderung sicherstellt, ohne dass jemand aus dem Ausland umziehen muss.

Wofür haftet ein Verwaltungsrat in der Schweiz persönlich? Art. 754 des Obligationenrechts hält fest, dass die Verwaltungsräte persönlich und solidarisch für den durch absichtliche oder fahrlässige Pflichtverletzung verursachten Schaden gegenüber Gesellschaft, einzelnen Aktionären und Gläubigern haften. Neben der zivilrechtlichen Haftung bestehen strafrechtliche Aspekte (ungetreue Geschäftsbesorgung, Misswirtschaft) sowie eine solidarische Haftung für nicht entrichtete Steuern und Sozialabgaben. Eine Rolle, die stets ernst zu nehmen ist — nie "ehrenhalber".

Wie viele Mitglieder sollte der Verwaltungsrat eines KMU haben? Es gibt keine vom Gesetz vorgegebene Zahl: Formal genügen 1 oder 2 Mitglieder. Der Swiss Code of Best Practice empfiehlt jedoch eine Zusammensetzung, die "klein genug ist, um wirksam zu entscheiden, und gross genug, um unterschiedliche Kompetenzen abzubilden". Für die meisten KMU funktioniert ein Verwaltungsrat mit 3-5 Mitgliedern gut, mit mindestens einer unabhängigen oder externen Figur, wenn Mehrheitsgesellschafter und CEO identisch sind.

Unterliegen Verwaltungsratsentschädigungen den AHV-Beiträgen? Ja. Die einem Verwaltungsrat gezahlte Entschädigung gilt für die AHV als unselbständiges Erwerbseinkommen und ist bei den Sozialabgaben (AHV, IV, EO) wie ein Lohn zu behandeln. Diese Beiträge nicht korrekt abzuführen, ist einer der häufigsten — und teuersten — Fehler von KMU und setzt die Verwaltungsräte Sanktionen und persönlicher Haftung aus.